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项目管理中的知识管理问题
来源:    日期:2012-02-14    浏览量:1412      
1 引言
      项目管理在当前日益受到重视,作为一种科学管理方式,需要建立它的学科体系。近年来世界各国的项目管理专业组织纷纷建立各自的项目管理知识体系(Project Management Body of Knowledge),作为项目管理专业的知识基础。我国也进行了相应的工作。
      最近一段时期国内外开展了有关知识经济、知识创新的讨论,对于知识的类型、作用及其管理有了更加广泛的认识和理解,在这个基础之上来探讨项目管理中的知识管理问题,将能对知识在项目管理各个方面、各个阶段的作用有更加全面和深入的认识,对在项目管理的进程中如何有效地实施知识管理有一个比较切合实际的构想。
      本文的主旨就在于探讨项目管理中如何组织和管理知识,使其在项目进程中发挥应有的作用。文中首先讨论项目管理中使用的知识的类型和作用;接着研究在项目管理的各个阶段获取和使用哪些知识;然后讨论知识的转化以及学习与知识创新问题;最后研究知识管理中的技术工具支持问题。
2 项目管理中的知识类型与作用 
      近年来,科技进步对经济、社会生活的推动作用与日俱增,随着科技对经济的贡献日益加大,产品、服务中知识含量的不断提高,知识已成为促进经济增长的关键因素,作用目益突出。知识作为一种生产要素,作为一种资本投入,对它的组织管理开始引人关注。
      知识管理是将有关的知识,不论是在纸上、在数据库里还是在人们头脑中的,掌握起来分配到能够产生最大效益的地方去。或者说知识管理是获取恰当的知识在恰当的时候交给恰当的人,使他们能创造价值。
     在近年来有关知识经济的讨论中,人们对知识的范围有了更加宽泛的理解。知识有显性的知识与隐性的知识两大类。显性的知识可称为言传性知识,如技术理论、文件资料、图纸、专利等,是可以传递的;隐性的知识是靠个人体验、领悟而获得,人们无法对它进行言传表述,因而可称为意会性知识。
      长久以来,随着知识应用的日益广泛,人们已经自觉不自觉地在组织和管理知识。但人们常常关注的是言传性知识,对意会性知识,却未予重视,甚至有时会损害或妨碍它的获取、传播和应用。但是人类的知识中相当一部分是无法用语言文字表达的。我国古代解释《易经》的《易传》中就提到过:“书不尽言,言不尽意”。国外的学者也曾提到“我们所知道的,总是比我们所说出来的多”。所以人们应该自觉地意识到意会性知识的存在和重要性。
     知识有个人知识与组织(群组、企业)知识两类。由于知识的产生来自人的认识,知识产生于个人;但组织也具有自己的知识,组织知识是将个人产生的知识扩大并结晶于组织的知识网络中形成的,表现为企业所掌握的技术、专利、生产和管理规程,有的已嵌入了产品与服务之中。还有组织的工作范式、工作习惯等。在创新活动中,需要综合各种知识以转化为生产力,这就需要组织的知识。
     在当今的竞争环境中知识是一种竞争优势。由于言传性知识是可以在市场上购买的,一个企业依仗着它取得竞争优势,其他企业就会很快地在市场上买来而取得同样优势。但是组织知识中的意会性知识,是在长期实践中形成而且涉及信念、价值等无形因素,其他组织无法或极难模仿和无法买到的。虽然随着科学技术、文化的发展,其中的一部分也在转化为言传性知识,但企业关注组织知识,首先应该关注意会性知识(诀窍、经验等)。对于人才的争夺,也主要着眼于意会性知识。
     近年来世界各国的项目管理专业组织建立的项目管理知识体系(Project Management Body of Knowleage),包含的主要是言传性知识。这些知识体系提供了交流中的共同语言,进一步发展的知识基础。
     美国管理项目协会(PMI)1996年颁布的项目管理知识体系大纲(A Guide to the PMBOK)划分了9个知识领域:
(1)项目整体管理。
(2)项目范围管理。
(3)项目时间管理。
(4)项目成本管理。
(5)项目质量管理。
(6)项目人力资源管理。
(7)项目沟通管理。
(8)项目风险管理。
(9)项目采购管理。 
      各领域均有相应的知识内容。
      国际项目管理学会(IPMA)也编制了自己的项目管理知识体系标准,称为《国际项目管理专业资质标准》(IPMA Competence Baseline),其特点为:对项目管理人员提出40个方面的素质要求(核心要求28个),强调项目管理人员的实践背景,注意与专业技术知识的结合,允许成员组织按照民族、文化以及职业发展要求变更非核心要求。
      在我国,中国优选法统筹法与经济数学研究会项目管理研究委员会发起组织了我国项目管理知识体系的研究制定工作,推出了《中国项目管理知识体系》(C-PMBOK)。它包含3个方面,共88个模块。3个方面是:
(1)项目与项目管理,又按项目生命期分4个阶段:①概念阶段;②开发阶段;③实施阶段;④收尾阶段。
(2)公用知识,主要是跨阶段的知识。
(3)方法与工具。各方面包含了相应的知识模块。
     实际上项目管理知识体系的知识范畴应该包括三个部分:项目管理特有的知识,一部分一般管理的知识,一部分和项目有关的应用领域的知识。上面列举的知识体系实际上只包括第一部分。
     这些知识体系的制定与发布,对于促进项目管理专业化发展和提高项目管理人员的水平,都将起到积极作用。对于项目管理人员的培训教育,对于项目管理人员的资质认证,也将提供参考,这是人所公认的。
     但是在项目管理的实践中,仅仅具有言传性知识是不够的。因为这些知识提供的是一般的原理,在应用于具体实践中的时候,还要根据具体的主客观条件加以选择、综合与灵活处置。特别是项目管理的一次性特点和独特性特点,使得它和一般的运作管理相比较,更不能一切都按照成规办事而需要有独立的抉择和处置。这时候,包含经验、直觉、洞察力在内的意会性知识,将发挥重要的作用。由于它包含着丰富的发现问题与研究问题的直觉和洞察力,如果能使它充分发挥作用,将能使问题的解决、新思路的形成更加迅速有效。
     这里说的意会性知识,不仅包括个人的意会性知识,而且包括组织(班组、团队、企业)的意会性知识。它包含在组织的共同信念和目标、工作反思和工作习惯之中,是组织的核心竞争力。
     正因为如此,我们在谈到如何组织管理知识以推动项目管理工作时,必须同时考虑各类知识。只注意言传性知识而忽视意会性知识是难以推动工作的,但只注意意会性知识而忽视言传性知识(这种情况发生在一些全凭经验工作的中小型工程项目管理中)就会使项目管理无法建立在科学的基础之上,即使一时取得成功,也难以保持长久。
3 项目生命期各阶段中运用知识的特点
     在项目生命期的各段时间里,需要和使用的知识也是各具特点的。由于不同性质的项目其阶段的划分也是不同的(例如建筑工程项目与科研项目的阶段划分就有所不同),所以这里只按项目生命期中的各项任务来分别讨论。
参考文献是按下面6项任务来研究知识的运用的:
(1)项目概念的形成。
(2)项目环境的分析。
(3)目标和范围的确定。
(4)项目的详细规划,资源配置,项目的批准。
(5)项目的实施,控制。
(6)项目评价与推广。
实际上这些任务有可能重叠、交叉,甚至出现反复,知识的运用也可能有所跨越,但都会要进行下列知识活动:
(1)寻找、发现知识源。
(2)获取言传性知识:文件、软件等。
(3)组织沟通以共享意会性知识。
     在形成概念的阶段,言传性知识还不能很好地组织起来,人们运用的还是意会性知识与人际关系,但这些却形成了项目的一般概念,构成了项目有关各方共享的知识基础和日后知识工作的起点。一般说来,这项工作还得不到正式的人力和预算的安排,但还得进行下面的工作:
(1)从现场收集与项目有关的文件与信息,最好建库保存。
(2)将所有与项目有关的讨论与沟通记录下来,从而获取意会性知识。
(3)建立初始的数据库。
(4)建立有关的名词术语目录。
(5)向项目相关者解释知识管理与建立共享知识的文化氛围的重要性。
     这个阶段可能产生有关项目的极有价值的知识。在对项目环境进行分析的任务中,需要辨认对项目有影响的所有因素,需要下列诸方面的知识:
(1)与项目有关的经济、政治、法律、社会、地理知识。
(2)专业知识(如水资源、卫生等)。
(3)战略信息(当地权威机构的支持、合作伙伴等)。
(4)组织管理方面的知识(领导隶属关系、财政金融等)。
    这些知识可能分散在各处,可以通过建立知识导向索引图的办法来进行知识的组织。
    在目标和范围的确定、可行性分析与风险分析工作中,专家的意会性知识将起到主导作用。这里是建立共识和决策的过程,一方面需要大量言传性知识,另一方面迫切需要直觉和现场经验。这时需要建立(电子或纸面的)文档库,以及有关专家的信息(意会性知识的源泉)。
    现在研究的问题是项目相关者的期望是什么,对项目范围的约束是什么,有什么可以预见的风险,时间与成本如何平衡等等。
在这一阶段,除了电子的或纸面的文档库外,应该特别注意建立意会性知识的交流和储备手段,甚至建立网站。这时正是建立知识管理系统的最好时机。在项目的详细规划,资源配置,项目的批准过程中,由于要进行工作分解、进度安排与资源配置,使用的多半是言传性知识,需要使用相应的软件(言传性知识的外化)于知识管理系统中。但仍旧需要保持意会性知识来源(如专家联系表)。
    项目的实施、控制过程是考验前几步的关键阶段,这时知识管理的任务是一方面及时提供所需要的知识,并检验其正确、恰当与否,另一方面要收集、记录项目进行中产生的知识,并时时改进知识管理系统。这时的知识管理系统,联系了方方面面,特别需要把言传性知识与意会性知识进行有机的集成。任何有关的会议、文件、广播电视报道常常能提供有用的知识。
    从知识管理的角度看来。项目的控制是一个学习过程。不但要从报表、文件学习,还需要从有关人员处学习。新的知识要及时输入知识管理系统。有些信息与知识要能使项目相关者很容易就获取到。一些决策支持工具在这里是有用的。
    在项目评价与推广阶段,应该特别强调学习的功能,因为这时已经可以总结项目的经验和教训,并把结果(包括项目本身的成果)推广出去。这时除了已见诸文字的言传性知识外,还应该利用各种方式收集意会性知识,使其转化为可以传播的知识。一个优秀的项目管理团队,应该是一个学习型组织。
4 知识的转化与创新
    在项目管理过程中,不但要使用现有的知识,而且在解决新的问题时还会创造新的知识。
人们在利用知识的过程中,有时需要将从外面获得的信息或从企业内外获得的经验、事例、情节转化为形式化的知识,有时为了创新需要,还得在已有的知识与经验的基础上生成新的知识,因此需要研究知识转化与生成过程。
    创新过程是一个知识转化与生成的过程。
    个人知识的创新过程,涉及到认知心理学等学科。从系统的观点来看,个人的知识生产过程是在一定的需求或启发下,树立一定的目标,通过学习、调查、实验、实践,输入基础知识、专业知识以及相关的信息与知识,通过思维加工,构成一定的知识结构。再经过实践和创造性思维,进行知识重组,从而产生新的知识。这里面有一个反馈控制过程,在每次知识重组、产生新知识时,都要与目标相比较,根据差距调整知识结构,继续思考和实践,直到达到目标为止。当然,在此过程中也会发生调整目标的事,或是调整整个过程的事,就像在一个自适应系统中的工作那样。 
     组织的创新是由企业内外许多个人的知识相互作用、转化而实现的。新的知识是从个人开始产生的,研究开发人员由于具有某种洞察力,产生了新产品的构想与设计;中层管理人员凭着对当前市场与潜在市场的直觉,促成了新产品的开发与试制;熟练工人的经验积累提供了生产工艺的革新,所有这些经过转化,成为企业的有价值的知识,才能使创新实现。 
    今天的生产和营销业务中,意会性知识起着相当大的作用,但很久以来人们并不把它当作知识,只认为是个人经验,虽然在实践中用到了这种知识,但并不是自觉地使它和言传性知识相结合与转化。在知识经济时代,必须加强这种转化与结合。
    至于组织知识的生产,日本管理科学家野中与竹内提出的螺旋上升模型,阐明了育传性知识与意会性知识转化和丰富充实,个人知识和组织知识的相互转化与生成,是很有启发意义的。
     他们提出了四种知识转化过程,即:①由意会性知识到意会性知识;②由意会性知识到言传性知识;③由言传性知识到言传性知识;④由言传性知识到意会性知识诸过程。通过螺旋形的转化,个人知识逐步聚集并转化为组织知识,又扩大和深化了个人知识,推动了知识的产生和创新活动。 
    意会性知识到意会性知识的转化被称为“社会化过程”。要做到个人所掌握的意会性知识为他人所共享,必须使个人的思维模式和某些技巧能为别人所接受,这常常是通过观察、模仿、实际操作、形体上的沟通而不是通过用语言文字的教学来完成的。过去师傅带徒弟传授技艺就是这种方式。 
    在野中的书中讲到的一个例子很能说明问题。松下电器公司产品开发部在开发家用自动烤面包机时,遇到无法解决焙烤过程中的外焦内生问题,开发人员甚至使用X光机进行透视对比机器揉制与手工揉制的生面团,也没有什么有意义的发现。后来软件开发负责人与几位工程师去大阪国际饭店当学徒,从面包师那里观察体验到面包师在抻开生面团时还要加以拧转,他们把这一意会性知识学到后,在机械结构和操作程序中实现,取得成功,这就是意会性知识的转化共享。 
    有时非正式的聚会、交谈或者在共同完成某项工作的过程中,心领神会地做到了知识的传递。这种沟通不仅发生在同事之间,还会发生在产品开发者与顾客之间。 
    意会性知识到言传性知识的转化被野中与竹内称为“外化过程”,像松下开支部他们把意会性知识学到后,在机械结构和操作程序中以设计形式实现,把意会性知识转化为言传性知识,实现了外化过程。这里指的是把有关的不可表达的知识表达出来,意会性知识转化为可以言传的概念,这个概念可以是一种隐喻,一种象征性的口号或提法,或者是一个模型。这表现在产品或服务创新过程中提出的形象性目标,或者在完成一项新任务时提出的口号。外化过程在知识产生和创新活动中是非常关键的,因为它产生了新的概念。 
    言传性知识到言传性知识的转化被称为“组合过程”。这可以通过文件、会议、电话交谈、信息网络等媒体,用分类、合并、增补等方法,将分散的概念组合成系统的知识。例如公司从营销上提供的数据加以综合,发现什么畅销,什么滞销,从而制定新的销售策略,就是一种组合。 
    从言传性知识到意会性知识的转化被称为“内化过程”。这里的内化系指将言传性知识增补到各人的意会性知识中去。如果言传性知识已经载入文件、手册或者某些讲话中去,内化过程就会进行得顺利一些。有时候,人们读了某一位企业家的自传,介绍他的创业经历,从而得到启发和感悟。改变了他的思维方式,也是一种内化。 
    组织知识就是在上述两种知识的四种交互作用过程中产生的。 
    在创新过程中,由于社会化过程使参与者在意会性知识方面形成默契,通过外化过程,按照创新目的形成概念,达成共识,然后通过组合过程使知识更加丰富与系统化,再通过内化过程使参与者的知识有所增加和深化,能力有所提高,去从事创新成果的实现。这样一个过程是从个人知识到组织知识再到个人知识的螺旋式上升过程。从系统理论的角度看来,这个系统是个自组织系统,特别是共识的达成与新概念的产生,符合自组织的一些原理,可以从自组织系统角度对它进行深入分析。
    本书作者在为企业进行信息化的战略研究与信息系统的规划时,就经历过这样的螺旋式上升过程。开始时,作为用户方的企业有关领导和作为开发方的学校方面的信息与管理专业人员都只有同感,觉得应该使企业的经营管理信息化。但这仅仅是从直觉和经验得出的感觉,通过交谈,互相交换了对工作的感受,共享了意会性知识,形成了默契,才开始认为这项工作是可以合作进行的。 
     经过多次相互介绍业务内容,用户方面把原来对信息系统的笼统的感觉外化成具体的需求,开发方把对企业中的业务的笼统感觉外化成具体的业务流程。双方开始在开发的范围、深度上初步达成共识。 
    在这个基础上,双方通过调查、讨论、相互介绍,把各自掌握的业务知识与信息技术知识汇总起来(这中间避免不了争论和反复),形成规划知识的组合,逐步形成规划方案。
     在双方讨论、修改、重施方案过程中,每个人又从方案的言传性知识中得到启发和感受,充实到自己的意会性知识中去。这样完成了第一个循环。 
    在论证、审批规划的过程中,又可进行后面的循环。
    在言传性知识与意会性知识之间,除了相互转化的过程外,按本文作者的看法,还存在相互融合(Fusion)的过程。我们认为,言传性知识在人脑中或物质载体中是成块存在的。人们学到一门知识,例如某一门数学,或者结构力学原理,其中包含许多概念,按一定逻辑关系结合成一个整体。而意会性知识却是弥漫在一个人的头脑(指个人的)或一群人的头脑之中的。各块言传性知识之间、言传性知识中的某些概念集合之间,是靠意会性知识来把它们融合起来的,这是从静态方面来看。 
    从动态方面来看,我们认为,在言传性知识块与弥漫在它四周的意会性知识之间的边界是模糊的(应该说,可编码知识与不可编码知识之间的界限是明晰的,但这两者与上述两种知识并不是完全对应的)。 
    例如个别经验(意会性)累积成一般规律(言传性)是一个渐进加突变的过程。许多边缘学科、交叉学科的形成,便是在已有学科的知识块附近或几个块之间,由一些弥漫着的意会性知识逐渐“凝结”成新的言传性知识块(新的边缘或交叉学科)的。 
    有了这样的理解,对我们在进行知识创新时如何构建系统结构、组织系统运行可以有一个新的认识。人们在完成一项工作后,会进行工作总结,对于成功的经验与失败的教训都会进行分析归纳,形成一定的总结报告,产生新的知识。在这项工作中,不能就事论事单纯罗列现象,而要形成概念,尽可能找出规律性的东西,否则就不能称之为知识了。
    上面谈到的内容直接针对的是产品开发创新,但是对于项目管理的各个层次,在进行规划、计划、调度、控制等工作,需要在管理方面进行创新时,这些思路也是很有启发意义的。 
    在项目管理过程中,需要进行一系列的决策,这些决策涉及的范围可能不同,但只要不是按一些例行的成规进行抉择,都可以认为带有不同程度的创新,因为每次都会面临新形势,处理新问题。最近有一篇国外文献谈到,在实际生括中的决策有以下三种类型。
(1)先想(Thinking first)型,这就是一般的利用决策分析方法与工具进行的决策。看来这里主要使用言传性知识。
(2)先看(Seeing first)型,这是先从整体上来把握,主要利用直觉来进行决策,例如有经验的专家进行的厂址、坝址、产品构形的选择。看来这里主要依赖的是基于意会性知识的直觉。
(3)先做(Doing first)型,这是指在情况不十分明确,需要先进行一部分工作来了解情况,找到感觉,才能继续进行工作的场合。看来这时需要在实践中逐步增长意会性知识,提高选择言传性知识的能力。 
    生活实践中的决策常常是上面三种的有机组合,这就更需要把言传性知识与意会性知识融合起来应用,并在决策过程中获得新的两种知识。
5 知识管理的技术工具支持 
    知识有两种载体:一种是生命载体一人;一种是物质载体,如书籍,期刊,磁性与光学媒体(磁盘、光盘)等。在知识获取、传播、使用与产生过程中,人与人之间、人与物质载体之间以及物质载体彼此之间是要进行知识交换的,技术体系结构指的是这个过程中使用的技术方法与工具体系。我们这里把所有与处理知识有关的方法与工具都归属于这个技术体系。
    信息是知识的载体,信息化工具与信息系统在项目管理中的应用由来已久,而在知识管理中也有着极其重要的作用。在知识获取过程中,我们既要从组织内部也从组织外部获取有用的信息和知识。现在的因特网是一个特大的知识库,可以通过网络,使用搜索引擎与浏览器去查找有关的知识,也可以先获取有关数据或文本,再通过数据采掘、文本采掘、知识发现等技术获得相应的知识。新近出现的智能主体(Agent)技术能够代人寻找和管理有关的知识。对于意会性知识,由于它难以用语言文字表述,有效的办法是能找到谁具有所需要的知识。这样一来,对知识的搜索变成了对掌握知识的人的查询。这需要建立专家网络图。 
     知识的转移或传播实际上包含了双重作用,一是传输到相应的地方给需要的人,二是接收的人要能够吸收,现代化的信息技术通过视频工具可以使分处两地的人像面对面一样地进行交流,使意会性知识也能通过形体号隋感进行交流。群件还提供了群体协同工作的可能性。 
    利用信息工具来扩大和深化言传性知识的应用还有许多专门的工具,如计算机辅助设计(CAD)系统,生产数据管理(PDM)系统,决策支持系统(DSS)和主管支持系统(ESS)等,可以把它们的工作和人的主动性,创造性结合起来。 
    上述各种工具相互之间又能联接起来,形成组织(企业)的知识管理系统。由于它还能对外联系,近年来已经发展成为所谓组织的“知识门户”了。 
    根据我们的经验,在一个有限的组织范围内,以言传性知识为起点,辅之以有利于思想沟通与群体协作的工具,开发这样的知识门户是可以做到的。当前最具可操作性的,是开发一些供企业、工作团组乃至于知识工作者个人使用的知识门户,一方面可以获取各式各样的知识与信息资源,另一方面也提供了一个信息工具支持的协作环境,这对群体知识的应用和创新是十分有利的。
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